AI-Checkin là cách doanh nghiệp đón khách bằng nhận diện khuôn mặt thay cho sổ ghi tên và thẻ khách mượn: khách hẹn trước được thêm vào danh sách kèm ảnh khuôn mặt, đến nơi camera ở sảnh nhận diện, hệ thống thông báo cho người đón và mở cửa khi kết nối với hệ thống cổng hiện có. Mỗi lượt vào, ra lưu kèm ảnh và thời điểm nên tra cứu được sau này, khác với dòng chữ ký mờ trong sổ. Bài dưới đây mô tả quy trình từ lúc khai báo khách đến lúc khách rời đi, cùng các việc doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi triển khai.
AI-Checkin khác sổ khách và thẻ quét ở đâu
Sổ khách ghi tên bằng tay, thẻ quét thì mượn và trả, còn AI-Checkin nhận diện khách qua camera ở sảnh rồi ghi lượt vào ra tự động và báo cho đúng người. Khác biệt lớn nhất nằm ở chỗ khách đã hẹn trước không phải làm thủ tục lặp lại mỗi lần đến, và doanh nghiệp có hồ sơ ảnh từng lượt để đối chiếu khi cần.
| Tiêu chí | Sổ khách giấy | Thẻ khách quét | AI-Checkin khuôn mặt |
|---|---|---|---|
| Cách ghi nhận | Viết tay vào sổ | Quẹt thẻ tại cửa | Camera nhận diện khi khách đi qua sảnh |
| Thao tác của khách | Ghi tên, ký từng lượt | Nhận, đeo và trả thẻ | Không dừng làm thủ tục sau khi hẹn trước |
| Tra cứu sau này | Lật lại từng trang sổ | Dữ liệu quét, không có ảnh | Lịch sử lượt vào ra kèm ảnh, thời điểm |
| Người không đúng danh sách | Dễ lọt nếu sổ ghi thiếu | Thẻ cho mượn được | Cảnh báo kèm ảnh cho an ninh kiểm tra |
Ba cách làm cùng phục vụ một việc đón khách, khác nhau ở chỗ ai làm việc đó và giữ lại được gì. Sổ khách hợp văn phòng nhỏ ít khách, còn nơi có hàng chục lượt khách mỗi ngày thì việc ghi tay thành gánh nặng cho quầy lễ tân, và chữ ký không cho biết khách đó thực ra có vào lúc nào.
Quy trình khách đến với AI-Checkin
Quy trình gồm ba bước: khai báo khách trước khi đến, nhận diện ở sảnh khi khách tới, ghi nhận lượt ra khi khách rời đi. Với khách đã hẹn trước, toàn bộ thao tác của khách chỉ còn việc đi qua sảnh như một người bình thường.
Khai báo khách trước
Người tiếp đón hoặc bộ phận an ninh thêm khách vào danh sách kèm họ tên, công ty, người cần gặp và một ảnh khuôn mặt. Khách hẹn định kỳ như nhà thầu, đối tác đặt hạn hiệu lực theo ngày; hết hạn, hệ thống tự gỡ khách khỏi danh sách nên không còn mở cửa cho khách đó. Camera dùng nhận diện khuôn mặt cần độ phân giải từ 720p, mức khuyến nghị chung là 2MP, nên camera IP đang lắp ở sảnh dùng lại được nếu đạt chuẩn.
Nhận diện ở sảnh
Khách đến đi qua sảnh, camera nhận diện khuôn mặt trong chưa đến một giây. Hệ thống nhận được nhiều khuôn mặt cùng lúc trong một khung hình nên đoàn khách đi theo nhóm vẫn được ghi từng người, khách đeo khẩu trang vẫn nhận diện được. Không có hàng chờ trước một chiếc máy, vì không cần ai dừng lại đưa mặt vào màn hình.
Ghi nhận lượt vào, ra
Mỗi lượt ghi kèm ảnh, thời điểm và camera vị trí khách đi qua, thay cho dòng chữ ký trong sổ. Khi khách rời đi, lượt ra được ghi theo cùng cách. Lịch sử ra vào của từng khách tra lại theo khung thời gian và xuất ra file Excel để đối chiếu, lưu hồ sơ.
Ai được thông báo khi khách đến
Khi khách được nhận diện ở sảnh, hệ thống gửi thông báo kèm ảnh và thời điểm cho người tiếp đón và người khách cần gặp qua Zalo hoặc email. Người đón biết ngay khách đã đến mà không phải gọi xuống quầy hỏi, khách cũng ít phải chờ. Bộ phận an ninh theo dõi các lượt ra vào trên bảng điều khiển chung. Với người không có trong danh sách, hệ thống cảnh báo kèm ảnh để an ninh kiểm tra tại chỗ; còi, đèn, loa ở sảnh kết nối thêm được nếu cần báo ngay tại khu vực.
Dữ liệu khách lưu thế nào
Khuôn mặt khách thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm, doanh nghiệp thu thập nên xử lý theo quy định hiện hành và làm rõ cho khách ngay từ quầy lễ tân. Bốn việc cần chuẩn bị từ đầu:
- Thông báo cho khách biết ảnh khuôn mặt được chụp để làm thủ tục ra vào, mục đích chỉ dùng cho việc tiếp khách tại doanh nghiệp.
- Đặt thời gian lưu dữ liệu và xóa ảnh mẫu, lịch sử khi hết mục đích; khách hẹn định kỳ thì gỡ khỏi danh sách khi hết hạn hiệu lực.
- Phân quyền xem: chỉ lễ tân, an ninh và quản lý liên quan được tra lịch sử khách. Khi bật tính năng bảo vệ quyền riêng tư, khuôn mặt trong kết quả tra cứu và cảnh báo được làm mờ, chỉ tài khoản được cấp quyền mới xem bản gốc.
- Hướng dẫn nhân sự trả lời khi khách hỏi về việc chụp ảnh, kèm phương án thủ tục thay thế cho khách không muốn đăng ký khuôn mặt.
Nhờ lịch sử lưu kèm ảnh và thời điểm, khi có sự cố mất tài sản hay tranh chấp vào ra, doanh nghiệp trích đúng sự kiện cần đối chiếu thay vì lật lại từng trang sổ.
Hợp với nhà máy và tòa nhà nào
AI-Checkin hợp với nơi khách ra vào thường xuyên và cần tra lại sau này. Nhà máy dùng cho khách kỹ thuật, nhà thầu vào khu sản xuất: lượt vào, ra ghi kèm hình ảnh, xe giao nhận đăng ký theo biển số và được phép vào đúng khung giờ đặt trước. Tòa nhà nhiều công ty dùng chung một sảnh thì khách của từng công ty được thông báo đúng người đón, thang máy phân tầng theo quyền khi kết nối với hệ thống thang máy. Sự kiện, hội nghị có đoàn khách đông vẫn ghi đủ từng người vì hệ thống nhận được nhiều khuôn mặt cùng lúc trong một khung hình.
Chạy thử từ một lối vào
Doanh nghiệp nên chọn lối vào khách đông nhất, đăng ký danh sách khách của một phòng hoặc một công ty trong tòa và chạy thử vài tuần. Giai đoạn thử cho biết khách có phải dừng thêm bước nào không, thông báo có tới đúng người đón kịp thời không, và lịch sử ra vào có khớp nhu cầu đối chiếu của an ninh hay không, trước khi mở rộng các lối còn lại.